Nos dias atuais, terceirizar serviços que não seja a atividade fim de uma empresa, condomínios e outros segmentos de mercado, pode ser uma boa iniciativa para melhorar a qualidade dos serviços prestados bem como a produtividade, reduzir despesas, bem como mitigar riscos jurídicos, principalmente trabalhistas.
Contudo esta ação pode se tornar extremamente nociva para quem está contratando, se alguns aspectos não forem observados. Abaixo elencamos alguns pontos que devem ser observados:
Conhecer bem o prestador
É de fundamental importância, que ao escolher um prestador, você procure saber quem é ele. Como em uma entrevista de emprego.
Saber a sua experiência, carteira de clientes, sua relação com os seus colaboradores, se sofre de muitas ações trabalhistas, bem como a sua forma de trabalhar, são fatores iniciais a serem levados em consideração.
Conhecer o histórico, bem como a satisfação dos seus funcionários, bem como a relação deste prestador com o mercado e suas consequências, farão você avaliar qual o tipo de entrega provavelmente você irá receber desta empresa. Exemplo: colaboradores insatisfeitos, provavelmente já possuem motivos para não executar as suas tarefas com qualidade, eficiência e dedicação.
Qualidade x preço
Este erro acontece bastante. É muito comum, principalmente em condomínios, a política ser: Três orçamentos e o menor preço ganha. Muito cuidado. Preço e qualidade nem sempre andam juntas na mesma direção
Normalmente quem compra preço dificilmente colhe qualidade, ou pelo menos poderia colher melhor. Isto porque na terceirização de serviços, não há mágica que o prestador consiga fazer. Ex: encargos trabalhistas, benefícios e salários, são iguais para todos. Está previsto na convenção sindical Logo, se você recebeu três proposta de preço e tem uma com o preço muito reduzido, desconfie.
Dica importante é entender em uma primeira avaliação de cada empresa, o que está por trás dos números, seja proposta de maior valor quanto a de menor valor. Talvez haja a possibilidade de eliminar itens que não são relevantes.
Se uma proposta apresenta o valor um pouco mais elevado, porém esta conta com visita de supervisores, periodicamente, reunião do responsável com o condomínio, benefícios adicionais que cubram outras despesas do condomínio, que não estão no objeto de contratação, será que não seria mais vantajoso a sua contratação? Neste caso você não está contratando por preço, mas sim por valores.
Tamanho não é documento
Não é porque uma empresa é grande, com um excelente marketing e marca consolidada, que sempre é a melhor escolha. Pode até ser que seja, mas precisa-se entender o foco da empresa. Será que está na direção dos serviços necessitados?
O que observamos é que muitos empreendedores anualmente se lançam no mercado com propostas extremamente inovadoras. Cria-se empresas com viés cada vez mais diferenciado e competitivo. Existem marcas ainda com baixa visibilidade que possuem uma escola nova, totalmente voltada para o cliente e que se atualizam e se capacitam no mercado constantemente.
As empresas menores, para sobreviver, precisam estarem sempre se adaptando ao mercado e ainda não possuem margens elásticas para erros constantes e repetitivos.
Neste sentido, em uma análise sobre a terceirização de serviços, o que pesa é ouvir todos os lados, conversar com todas as empresas e não apenas realizar a opção, pela marca, preço e etc.
Forma de trabalhar na teoria x prática
É muito comum o prestador apresentar uma forma de trabalhar na teoria e na prática ser outra. Isto acontece desde a estrutura operacional que será oferecida, até o tipo de material que será utilizado (Inclusive marca. No segmento de reforma este problema é constante).
Logo, é de vital importância que a sua proposta atenda realmente às necessidades de quem está contratando. Para que será oferecido gratuitamente serviço de jardinagem se no condomínio é todo calçado em alvenaria?
Assim, não existe proposta padrão. Elas devem ser customizadas, bem como apresentadas na prática como irão ocorrer. Ex: se na negociação, haverá a presença de supervisão periodicamente que haja prazo estabelecido no contrato.
Haverá treinamento, livro de ocorrências dentre outros aspectos, que os mesmos sejam periodicamente apresentados ao cliente para que o mesmo tenha conhecimento. Logo, a execução na prática, precisa estar totalmente alinhada com a teoria do que foi apresentado como modelo ideal de gestão e execução.
Ética e transparência nos processos e procedimentos
É muito difícil no início de um contrato, o prestador ser avaliado quanto a aspectos relacionados a sua prática contratual. Isto o tempo dirá. Mas alguns cuidados podem ser tomados:
1) Peça sempre os documentos contábeis necessários para que você fique tranquilo com relação a co-participação em alguns casos principalmente trabalhistas, tais como: Relatório de Empregados, Guia de Pagamento do FGTS, Guia de recolhimento da Previdência.
2) Inclua cláusulas de isenção de responsabilidades trabalhistas, fiscais e tributárias nos contratos.
3) Alinhe reuniões operacionais constantemente.
4) Inclua SLA's em contrato, tais como para reposição/substituição de funcionários, reposição de maquinários, peças e produtos de limpeza, dentre outros.
As empresas que possuem realmente uma preocupação de prestar um serviço de qualidade junto aos seus clientes, onde eticamente estão comprometidas, desde do nível tático até o nível estratégico, irão construir uma relação de processos e procedimentos a "quatro mão", ou seja em conjunto com o cliente.
Pesquisa x qualidade
Se você acha que preço não tem o mesmo peso de um serviço prestado com qualidade, a sugestão então é: pesquise. Pesquise empresas, convide as que mais lhe agradarem. Chame para uma conversa e entenda a sua proposta.
Pesquise alguns clientes do prestador. Veja se entregam o que realmente prometem. Ainda pesquise sobre a empresa. Uma empresa de eventos, não se enquadra para fazer uma reforma de prédio. Concorda?
Por fim, veja os diferenciais que cada empresa pode oferecer para agregar valor em suas entregas. Entre oferecer jardinagem para um condomínio que é todo calçado, talvez seja mais interessante oferecer desconto de serviço de diarista para os condôminos, dada a PEC das domésticas, por exemplo.
O importante no final é que você saia da sua tomada de decisão, tendo a certeza de que fez a melhor escolha entre os prestadores de serviços, tanto para o seu condomínio ou empresa, como para os seus condôminos ou funcionários. Neste último caso podemos exemplificar melhor entre fornecer cafezinho e oferecer desconto para a limpeza de ar condicionado, contribuindo para a saúde de todos.
A Office Care Brasília não está apenas pronta para te auxiliar, como também a disposição para prestar os serviços das mais variadas formas, adequando nossas propostas às necessidades dos nossos clientes, sempre de forma ética e responsável, tanto com nossos clientes, como colaboradores, pares e fornecedores.